Landskapsfullmäktige
Protokoll 11.06.2024/Paragraf 5

Landskapsstyrelsen 25.3.2024 § 44 

Sammanfattning 

Landskapsstyrelsen föreslås besluta att för egen del godkänna verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2023 och efter revisionen förelägga landskapsfullmäktige handlingen.

Nylands förbunds bokslut för år 2023 visar ett underskott på 50 903,29 euro. Budgeten för år 2023 hade uppgjorts med ett underskott på 281 000,00 euro. Det föreslås att underskottet ska täckas med balansräkningens överskott från föregående räkenskapsperioder i innevarande års bokföring.

Balansräkningen var fortsättningsvis stark. Verksamhetsmålen uppnåddes planenligt. Under verksamhetsåret har inga väsentliga brister upptäckts i förbundets verksamhet.

Redogörelse

Verksamhetens och ekonomins utfall

De mål för verksamheten som uppställts av fullmäktige indelas i verksamhetsprioriteringarna för Nylands förbunds ansvarsområden och enheter samt i verksamhetsmålen på årsbasis enligt strategin. Verksamhetsprioriteringarna och verksamhetsmålen på årsbasis som uppställts för år 2023 uppnåddes planenligt.

Budgeten för år 2023 hade uppgjorts med ett underskott på 281 000,00 euro (inklusive en planerad inkomstföring på 250 000 euro från regionutvecklingsfonden). Under räkenskapsperioden 1.1-31.12.2023 var utfallet av förbundets ekonomi bättre än vad som förutsetts. Räkenskapsperiodens underskott uppgick till 50 903,29 euro. 

Användning av regionutvecklingsfondens medel

Nylands förbund har en regionutvecklingsfond från vars medel stöd kan beviljas för regionutvecklingsprojekt. Landskapsstyrelsen fattar beslut om användningen av fondens medel.

Enligt landskapsstyrelsens beslut av den 26 september 2022 (§ 89) får högst 500 000 euro från Nylands förbunds regionutvecklingsfond användas för EU-projektberedningsstöd under åren 2023-2025. I budgeten för år 2023 förberedde man sig för att inkomstföra 250 000 euro ur regionutvecklingsfonden.

År 2023 var stödbeloppet för EU-projektberedningsstöd sammanlagt 278 000 euro. De inkomstförda medlen ur regionutvecklingsfonden har kanaliserats och kanaliseras i form av stöd till nyländska aktörer, särskilt kommuner och/eller deras utvecklingsbolag, för beredning av EU-projektansökningar vid ingången av den nya EU-programperioden.

Följande faser för behandling av bokslutet

Efter att bokslutet behandlats i landskapsstyrelsen överlämnas det till revisorerna (KPMG Julkistarkastus Oy) för granskning. Till bokslutet ansluts ledningens i enlighet med revisionsstandarderna (ISA) utfärdade bekräftelsebrev som inte ändrar landskapsstyrelsens, de redovisningsskyldigas, tjänsteinnehavarnas, arbetstagarnas eller revisorernas lagstadgade förpliktelser och ansvar. Brevet riktas till revisorn och meddelas revisionsnämnden för kännedom.

Som bilaga till bokslutet upprättar revisorn en revisionsberättelse och  revisionsnämnden ger en utvärderingsberättelse som gäller bokslutet. Bokslutet skickas till landskapsstyrelsens ledamöter för elektroniskt undertecknande i april-maj då man har en rimlig säkerhet om att det inte längre görs tekniska justeringar i bokslutet. Bokslutet ska lämnas till landskapsfullmäktige för behandling vid fullmäktiges sammanträde den 11 juni 2023.

Bakgrund

 I kommunallagen (410/2015, 113 §, 115 §) föreskrivs bland annat följande om en kommuns och en samkommuns bokslut och verksamhetsberättelse:

 Räkenskapsperioden är kalenderåret. Till bokslutet hör balansräkning, resultaträkning, finansieringsanalys och noter till dem samt en tablå över budgetutfallet och en verksamhetsberättelse. Bokslutet ska ge en rättvisande bild av kommunens resultat, ekonomiska ställning, finansiering och verksamhet i enlighet med väsentlighetsprincipen. 

 Landskapsstyrelsen ska upprätta ett bokslut för räkenskapsperioden före utgången av mars månad året efter räkenskapsperioden och lämna det till revisorerna för granskning. Bokslutet undertecknas av ledamöterna i landskapsstyrelsen och landskapsdirektören. Revisorerna ska granska bokslutet före utgången av maj månad. Efter revisionen ska landskapsstyrelsen förelägga landskapsfullmäktige bokslutet. Landskapsfullmäktige ska behandla bokslutet före utgången av juni månad.

Föredragandens beslutsförslag:

Landskapsstyrelsen beslutar att

-        för egen del godkänna verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2023 och överlämna det till revisorn för granskning,

-        förelägga landskapsfullmäktige bokslutet efter revisionsnämndens behandling,

-        föreslå landskapsfullmäktige följande när det gäller behandlingen av räkenskapsperiodens resultat:

• 278 000,00 euro inkomstförs från regionutvecklingsfonden för att täcka EU-projektberedningsstödet för år 2023
• 1 086,34 euro flyttas till regionutvecklingsfonden i form av återkrav av stödet för Nylands krisfinansiering
• räkenskapsperiodens underskott på 50 903,29 euro ska täckas med balansräkningens överskott från föregående räkenskapsperioder i innevarande års bokföring

-        ge landskapsstyrelsens ordförande och landskapsdirektören fullmakt att på landskapsstyrelsens vägnar underteckna ledningens bekräftelsebrev till revisorn

-        bemyndiga förbundets byrå att göra tekniska justeringar i dokumentet

Behandling:
 

Efter föredragandet av ärendet höll styrelsen en förhandlingspaus från klockan 10.50 till 11.20.

Under diskussionen om ärendet föreslog Ulla Kaukola understödd av ordföranden följande justeringar i verksamhetsberättelsen:

S. 17 islutet av det sista stycket från och med den tredje meningen ersätts med följande:
I början av år 2023 var styrelsen dock inte tillräcklig enig om hur organisationsreformen ska framskrida, utan den beslutade att först väljs en ny landskapsdirektör och denne ska få en central roll vid beredningen av organisationsreformen så att den nya landskapsdirektören kan påverka valet av sina närmaste medarbetare. Landskapsfullmäktige valde en ny landskapsdirektör i september, och hon inledde sitt uppdrag som tf. landskapsdirektör i november och tog emot tjänsten som landskapsdirektör den 1 januari 2024 då Ossi Savolainen hade gått i pension.

Enligt förbundets semesterpraxis ska de som är i anställningsförhållande till förbundet ta ut sina semesterdagar innan de går i pension. Detta har dock inte skett när det gäller den tidigare landskapsdirektören.

I februari 2023 beslutade landskapsstyrelsen att låta göra Nylands förbunds jubileumsbok i två delar. Bokens första del handlar om Nylands förbunds historia och dess andra del landskapsdirektör Ossi Savolainen. Jubileumsbokens mervärdesskattefria kostnadsberäkning är 40 000 euro. Nylands förbunds andel av kostnaderna är 40 procent, högst 16 000 euro. Dessutom svarar förbundet för kostnaderna för tryckning och ombrytning av boken. Boken torde bli färdig under år 2024.

samt

s. 21 de fyra sista meningarna i det sista stycket ersätts med följande:

I januari 2023 beställde landskapsstyrelsen en extern granskning av KPMG Oy Ab, och med hjälp av granskningen utreddes om Nylands förbunds kostnader och upphandlingar för marknadsföring, kommunikation, intressebevakning och representation från åren 2017-2022 har förverkligats och gjorts på ett ändamålsenligt sätt med tanke på budgeten, målen och anvisningarna för förbundets verksamhet. Den 8 juni 2023 konstaterade landskapsstyrelsen att KPMG:s utredning lyfter fram en misstanke om upphandlingar som inte konkurrensutsatts och som gjorts som en jävig under åren 2017-2022. För att utreda saken beslutade landskapsstyrelsen att lämna en begäran om förundersökning till polisen när det gäller agerandet av den tidigare landskapsdirektören som gick i pension den 1 januari 2024. Begäran om förundersökning lämnades till polisen den 19 juni 2023, och därefter har polisen behandlat ärendet.

I KPMG:s externa utredning fanns en sammanfattning av kostnaderna och objekten för funktionerna samt en uppskattning om hur ändamålsenliga kostnaderna och genomförandet av upphandlingarna var, hur tillräckliga anvisningarna var och om behoven av att utveckla tillvägagångssätten. Som ett resultat av utredningen uppstod sju helheter med iakttagelser som klassificerades på basis av betydelsen och effektiviteten av den risk eller brist som respektive iakttagelse omfattade, vilka kräver korrigerande åtgärder. Dessa helheter var: val av samarbetspartner i anslutning till intressebevakning, ordnande av evenemang för intressentgrupper, direktupphandlingar som överskrider tröskelvärdet, direktupphandlingar som underskrider tröskelvärdet, motivering av köp relaterade till samarbete med intressentgrupper, utarbetande av upphandlingsavtal samt användning av kreditkort och anvisningar för den.

Landskapsstyrelsen konstaterade att förbundets ledning till vissa delar har agerat oövervägt och vårdslöst och att man inte har iakttagit upphandlingslagen och förbundets anvisningar i samtliga fall.

Landskapsstyrelsen konstaterade också att verksamheten ska saneras och att landskapsdirektören och alla personer i ledande ställning ska tillämpa etiskt högklassig ledningspraxis så, att allt förtroende för förbundets verksamhet kommer tillbaka.

Styrelsen konstaterade också att det är skäl att utveckla skriftliga anvisningar för de processer som gäller förvaltning och användning av medel och meddela styrelsen om dem, och till de delar som gäller uppgiftsfördelningen för beslutsfattandet föra dem till styrelsen för beslutsfattande, så att man kan säkerställa att upphandlingarna är transparenta och att den interna kontrollen fungerar.

Lägesöversikter över och ramplaner om målen för samarbetet med intressentgrupper och dess former, kommunikation och intressebevakning ska beredas för styrelsen varje fullmäktigeperiod och till vissa delar varje år. Således kan styrelsen koncentrera sig på strategiskt ledarskap som hör till dess uppgifter, påverkansarbete som behövs för att uppnå de av fullmäktige fastställda målen och på riskhantering.

Under hösten 2023 började förbundet vidta de korrigerande åtgärder som föreslås i KPMG:s utredning.

 Ändringarna godkändes enhälligt.

Beslut:

Landskapsstyrelsen beslutade att

-        för egen del godkänna verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2023 och överlämna det till revisorn för granskning,

-        förelägga landskapsfullmäktige bokslutet efter revisionsnämndens behandling,

-        föreslå landskapsfullmäktige följande när det gäller behandlingen av räkenskapsperiodens resultat:

• 278 000,00 euro inkomstförs från regionutvecklingsfonden för att täcka EU-projektberedningsstödet för år 2023
• 1 086,34 euro flyttas till regionutvecklingsfonden i form av återkrav av stödet för Nylands krisfinansiering
• räkenskapsperiodens underskott på 50 903,29 euro ska täckas med balansräkningens överskott från föregående räkenskapsperioder i innevarande års bokföring

-        ge landskapsstyrelsens ordförande och landskapsdirektören fullmakt att på landskapsstyrelsens vägnar underteckna ledningens bekräftelsebrev till revisorn,

-        bemyndiga förbundets byrå att göra tekniska justeringar i dokumentet.

Föredragande:

 landskapsdirektör Tuija Telén

Ytterligare upplysningar:

 Ansvarig direktör Inka Tikkanen

 Sakkunnig Jukka Hynninen

Revisionsnämnden 22.5.2024 § 99

Enligt 113 § i kommunallagen ska styrelsen upprätta ett bokslut för räkenskapsperioden före utgången av mars månad året efter räkenskapsperioden och lämna det till revisorerna för granskning samt efter revisionen förelägga fullmäktige bokslutet. Fullmäktige ska behandla bokslutet före utgången av juni månad. 

Nylands förbunds bokslut för år 2023 har skickats till revisionsnämnden som bilaga till föredragningslistan. Förbundets ledning har presenterat bokslutets innehåll vid tidigare sammanträden.

Revisorn har 22.5.2024 överlämnat en revisionsberättelse för räkenskapsperioden 2023.

Förslag:   

Revisionsnämnden

-        överlämnar revisionsberättelsen till landskapsfullmäktige för kännedom

-        föreslår landskapsfullmäktige att fullmäktige godkänner bokslutet för år 2023

-        föreslår att de redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1-31.12.2023.

Beslut:

Revisionsnämnden beslutade

-        överlämna revisionsberättelsen till landskapsfullmäktige för kännedom

-        föreslå landskapsfullmäktige att fullmäktige godkänner bokslutet för år 2023

-        att när förundersökningsprocessen pågår förordar revisionsnämnden inte beviljandet av ansvarsfrihet för landskapsdirektör Ossi Savolainen i fråga om de frågor som eventuellt behandlas under förundersökningsprocessen. Till övriga delar föreslår revisionsnämnden att de redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1-31.12.2023.
 

Landskapsfullmäktige 11.06.2024 § 5  

111/02.01.01.01/2024  

Förvaltningsdirektör Inka Tikkanen redogör för ärendet vid sammanträdet.

Beslutsförslag:

Landskapsfullmäktige beslutar

-        anteckna revisionsberättelsen för kännedom,

-        godkänna verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2023,

-        att räkenskapsperiodens resultat behandlas enligt följande:

• 278 000,00 euro inkomstförs från regionutvecklingsfonden för att täcka EU-projektberedningsstödet för år 2023
• 1 086,34 euro flyttas till regionutvecklingsfonden i form av återkrav av stödet för Nylands krisfinansiering,
• räkenskapsperiodens underskott på 50 903,29 euro ska täckas med balansräkningens överskott från föregående räkenskapsperioder i innevarande års bokföring,

-        att när förundersökningsprocessen pågår beviljas ansvarsfrihet inte för landskapsdirektör Ossi Savolainen i fråga om de frågor som eventuellt behandlas under förundersökningsprocessen,

-        att de övriga redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1-31.12.2023.

Behandling:

Landskapsfullmäktiges ordförande konstaterade att beslutet ska kompletteras enligt följande:

-        "konstatera att de tidigare åtgärderna i fråga om den tidigare landskapsdirektören Ossi Savolainen gäller även år 2023,".

Landskapsfullmäktige godkände förslaget till tillägg enhälligt. 

Beslut:

Landskapsfullmäktige beslutade

-        anteckna revisionsberättelsen för kännedom,

-        godkänna verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2023,

-        att räkenskapsperiodens resultat behandlas enligt följande:

• 278 000,00 euro inkomstförs från regionutvecklingsfonden för att täcka EU-projektberedningsstödet för år 2023
• 1 086,34 euro flyttas till regionutvecklingsfonden i form av återkrav av stödet för Nylands krisfinansiering
• räkenskapsperiodens underskott på 50 903,29 euro ska täckas med balansräkningens överskott från föregående räkenskapsperioder i innevarande års bokföring.

-        att när förundersökningsprocessen pågår beviljas ansvarsfrihet inte för landskapsdirektör Ossi Savolainen i fråga om de frågor som eventuellt behandlas under förundersökningsprocessen,

-        konstatera att de tidigare åtgärderna i fråga om den tidigare landskapsdirektören Ossi Savolainen gäller även år 2023,

-        att de övriga redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för  räkenskapsperioden 1.1-31.12.2023.