Landskapsfullmäktige
Protokoll 12.12.2023/Paragraf 25

Landskapsstyrelsen 20.11.2023 § 169 

Sammanfattning  

Landskapsstyrelsen fattar beslut om sitt utlåtande till landskapsfullmäktige till följd av revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2022.  
 

Redogörelse  

De observationer och konstateranden i revisionsnämndens utvärderingsberättelse 2022 som kan anses ha gett anledning till åtgärder finns uppräknade nedan med kursiv stil:  
 

• Särskild utredning om förbundets marknadsföring, kommunikation, intressebevakning och representation samt om upphandlingar som gäller dessa; åtgärder som landskapsstyrelsen fattade beslut om 8.6.2023 på grund av utredningen: Revisionsnämnden instämmer i landskapsstyrelsens åsikter, men konstaterar att genomförandet av styrelsens övervakningsansvar ska förbättras. 
• Utgående från de uppgifter revisionsnämnden fått konstaterar revisionsnämnden att denna ärendehelhet har haft en stor inverkan på personalens välbefinnande i arbete samt på Nylands förbunds anseende. 
• De av landskapsfullmäktige uppställda verksamhetsmålen har uppnåtts delvis. 

Landskapsstyrelsen ger landskapsfullmäktige följande utlåtande om de åtgärder som vidtagits till följd av utvärderingsberättelsen:  
 
Förbättrat genomförande av styrelsens övervakningsansvar 

Landskapsstyrelsen beslutade 18.9.2023 § 132 att ändra tillvägagångssättet för tillsynen över lagligheten av tjänsteinnehavarbeslut som fattats av de tjänsteinnehavare som lyder under landskapsstyrelsen. Tillvägagångssättet ändrades så att i fortsättningen ska man varje fredag skicka ett e-postmeddelande om de tjänsteinnehavarbeslut som fattats under den senaste veckan till alla ledamöter i landskapsstyrelsen. Dessutom kompletteras landskapsstyrelsens föredragningslista med en standardparagraf för att anteckna de beslut som omfattas av övertagningsrätt för kännedom. 
 
Landskapsstyrelsen beslutade också 23.10.2023 § 148 att godkänna Nylands förbunds uppdaterade anvisningar för intern kontroll och riskhantering. Landskapsstyrelsen konstaterade samtidigt att landskapsstyrelsen ska återkomma till att precisera anvisningen inom de närmaste månaderna efter diskussioner med den nya landskapsdirektören. Målet för dessa är att granska bl.a. landskapsstyrelsens och även de ledande tjänsteinnehavarnas ansvar och roll i förhållande till målet om att uppnå den vision och de strategiska mål som landskapsfullmäktige fattat beslut om.  

Enligt förslaget till verksamhets- och ekonomiplan för år 2024 är en av verksamhetsprioriteringarna för nästa år följande: Processen för verkställande av riskhantering och intern kontroll utvecklas.  
 
Utöver dessa åtgärder har det utfärdats en anvisning om användning av kreditkort den 25 maj 2023, och Helsinki EU Offices anvisningar för tillvägagångssätt uppdaterades i september och gavs landskapsstyrelsen för kännedom den 18 september 2023 § 142. Dessutom bereds en uppdatering av upphandlingsanvisningen och en ny avtalsanvisning inför landskapsstyrelsens sammanträde i december.   

Personalens välbefinnande i arbetet och Nylands förbunds anseende 
 
Nylands förbund följer upp personalerfarenheten med hjälp av Pulssi-enkäter som genomförs fyra gånger om året. Enkäten är lätt och snabb till sin karaktär och den mäter personalerfarenheten och stämningen. Enkätens resultat har i regel varit på god nivå i förbundet, men den Pulssi-enkät som genomfördes i slutet av maj visade att både jobbstämningen och den allmänna stämningen på arbetsplatsen klart hade sjunkit (medeltalet 2,6 i slutet av maj på en skala från 1 till 5, medan medeltalet på lång sikt har varit kring 3,6). Diskussion om sammandraget av resultaten fördes med personalen efter sommarsemestrarna vid två olika tillfällen, den 22 och 30 augusti, och det samlades in åtgärdsförslag från personalen för att åtgärda situationen.  
 
I personalens åtgärdsförslag ingick bl.a. följande: När den nya landskapsdirektören introduceras i arbetet går man också igenom den respons och de observationer som gäller vårens händelser. När den nya landskapsdirektören inleder sitt arbete ska man säkerställa en god kontakt med hela personalen genom introduktion och genom att reservera tid för diskussion. När ledningsgruppen får en ny sammansättning ordnas det år 2024 träning för ledningsgruppen där målet är bl.a. att främja gruppbildning och skapa gemensamma spelregler för ledningsgruppens arbete.  

Årets andra Pulssi-enkät var öppen de två första veckorna i oktober, och medeltalen i svaren hade återställts till normal nivå enligt Pulssi-enkäten som genomfördes i oktober. Personalen upplevde alltså att den allmänna stämningen på arbetsplatsen är bra igen. 

Under de första arbetsveckorna har landskapsdirektör Tuija Telén redan tagit i bruk nya förfaringssätt som stöder växelverkan och transparens inom arbetsgemenskapen, såsom landskapsdirektörens regelbundna kaffe- och diskussionstillfällen, ledningsgruppens möten där alla chefer vid förbundet deltar och möjligheter till att på förhand ställa frågor före ledningsgruppens informationsmöten för anställda. 

En kompetent personal är förbundets styrka. Nylands förbund lyckas med att uppnå sina mål när förbundet har en politisk och operativ ledning som tillsammans bidrar till uppnåendet av målen. Styrelsens förfaringssätt kommer att utvecklas i en mer strategisk riktning och mot styrning av en framtida verksamhet. Att utveckla verksamheten vid delegationen för riksdagsledamöterna till en synlig del av landskapets intressebevakning förutsätter också nya verksamhetsformer. 

 
År 2024 kommer man att mäta implementeringen av Nylands förbunds egen strategi med enkäter. Som en del av detta arbete kommer man att genomföra en utvärderingsundersökning om förbundets varumärke och anseende, och på basis av undersökningen kan man planera och genomföra åtgärder för att förbättra förbundets anseende.

Verksamhetsmål som uppnåddes bara delvis 

De två mål på årsbasis som uppnåddes bara delvis anknyter till prioriteringarna om personalupplevelse och verksamhetens lönsamhet och produktivitet i Nylands förbunds egen strategi.  
 
År 2022 var målet för prioriteringen om personalupplevelse "Vi stärker det multiprofessionella elementet i arbetet". Mätaren för genomförandet av detta mål på årsbasis var de nya verksamhetsmodeller, redskap och lösningar som tagits i bruk under året. Målet på årsbasis genomfördes genom följande åtgärder:  
 
1.  Stöd till hur smidiga, multiprofessionella team organiserar sig samt säkerställande av kompetens: Som stöd till hur multiprofessionella team organiserar sig och deras verksamhet gjordes och lanserades en arbetsbok för stegmärken för ett multiprofessionellt teamarbete. Arbetsboken innehåller 13 uppgifter eller verksamhetsmodeller. Den pilottestades i fyra olika team.   

2.  Att ge ord för och definiera flerstämmighet och skapa en uppfattning om dess målbild: En enkät om flerstämmighet gjordes för personalen (n=57). Utifrån resultaten planerade man åtgärder som ökar flerstämmigheten (sammanlagt 6 st.): en digital responslåda (Palauteboksi), Speed Dating-eftermiddag, anonym rekrytering, utbildning om flerstämmighet, Mentimeter-enkät före ledningsgruppens informationsmöte och ambulerande ordförandeskap under möten. Av dessa genomfördes två åtgärder: den digitala responslådan och Speed Dating-eftermiddagen.   

År 2022 var målet för prioriteringen om lönsamhet och produktivitet följande: "Arbetet organiseras ännu klarare än förut på basis av de frågor där man går i bräschen för nyländsk utveckling". Mätaren för genomförandet av målet på årsbasis var en lägesrapport gällande framsteg. Målet på årsbasis genomfördes genom tre olika åtgärder:  
 
1.  Uppskalning av klimatfärdplanens modell för intern organisering till en större skala och nya teman. Åtgärden genomfördes enligt planerna. Man identifierade de team som anknyter till Nylands viktigaste utvecklingsteman och utvecklade deras arbete bland annat genom workshoppar, arbetsboken för stegmärken för ett multiprofessionellt teamarbete som utvecklades inom prioriteringen om personalupplevelse samt med hjälp av en enkät till klimatteamen. 

2.  Ökat informationsutbyte mellan ansvarsområdena som stöd för organisering av arbetet. Åtgärden genomfördes delvis. Vikten av att utveckla informationsutbytet framhävdes bland annat i enkäten för klimatteamen samt under workshopparna i anslutning till de viktigaste utvecklingstemana. Man utarbetade rekommendationer för hur man ökar informationsutbytet.  

3.  Att skapa en modell för en urvalsprocess av projekt som är förenlig med de strategiska målen. Åtgärden genomfördes delvis. Man utarbetade rekommendationer för en urvalsprocess av projekt som är förenlig med de strategiska målen. Rekommendationerna infördes i helheten för utveckling av projektportföljen och projektledarskapet, som genomfördes i början av år 2023, och modellen skapades slutligen i samband med denna helhet.  

På en allmän nivå kan det konstateras att Nylands förbund mer systematiskt än tidigare har börjat jobba i multiprofessionella team som överskrider gränserna mellan ansvarsområdena under de senaste åren.

Bakgrund 

Landskapsfullmäktige beslutade 13.6.2023 § 5 att anteckna revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2022 för kännedom och skickade den till

landskapsstyrelsen för kännedom. Landskapsstyrelsen antecknade 28.8.2023 § 109 utvärderingsberättelsen för år 2022 för kännedom och konstaterade samtidigt att styrelsen ska ge ett utlåtande till fullmäktige till följd av utvärderingsberättelsen.  
 
Enligt 121 § i kommunallagen ger kommunstyrelsen fullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder. Bestämmelsen tillämpas också i samkommuner.  

Föredragandens beslutsförslag:

Landskapsstyrelsen beslutar ge landskapsfullmäktige utlåtandet ovan till följd av utvärderingsberättelsen för år 2022.  
 

Beslut:

 Landskapsstyrelsen beslutade i enlighet med förslaget.
 

Föredragande: 

 Tf landskapsdirektör Tuija Telén

Ytterligare upplysningar:

 Ansvarig direktör Tuija Telén

Landskapsfullmäktige 12.12.2023 § 25  

171/02.01.01.01/2023  

Landskapsdirektör Tuija Telén lämnar en muntlig redogörelse för ärendet vid sammanträdet. 

Beslutsförslag:

Landskapsfullmäktige beslutar anteckna landskapsstyrelsens utlåtande för kännedom.

Beslut:

  Landskapsfullmäktige beslutade i enlighet med förslaget.